PENTINGNYA TATA LETAK ARSIP PERKARA
PARENGAT III www.pa-rengat.go.ig
Selasa(23/04/24) Bertempat di Ruang Arsip Pengadilan Agama Rengat Petugas Arsip Zulkahar, S.H yang dibantu oleh Ibrahim melaksanakan penyusunan berkas Perkara, dalam menyusun berkas perkara sangatlah penting untuk memastikan efisiensi dan keterjangkauan informasi yang diperlukan. Adapun tujuan dalam kerapian serta penyusunan berkas ini yaitu : Penetapan Sistem Penomoran atau Kode Berkas: Tentukan sistem penomoran atau kode unik untuk setiap berkas atau dokumen. Ini bisa berupa nomor urut, kode kategori, atau kombinasi keduanya. Pastikan sistem ini mudah dipahami dan diterapkan oleh semua orang yang terlibat, Pengelompokan Berdasarkan Kategori: Kelompokkan berkas berdasarkan kategori atau topik tertentu. Misalnya, berkas dapat dikelompokkan berdasarkan jenis perkara, tanggal, atau subjek tertentu. Pengelompokan ini akan mempermudah pencarian dan referensi di masa depan, Penggunaan Label dan Indeks: Gunakan label atau indeks yang jelas dan mudah dibaca untuk setiap berkas atau folder. Label-label ini harus mencakup informasi penting seperti judul berkas, nomor urut, tanggal, dan keterangan lain yang relevan, Penggunaan Wadah atau Folder yang Sesuai: Simpan berkas-berkas dalam wadah atau folder yang sesuai dengan kategori atau topiknya. Pastikan setiap folder memiliki label yang jelas dan mudah terlihat, Penyusunan dalam Urutan Kronologis: Jika memungkinkan, susun berkas dalam urutan kronologis berdasarkan tanggal atau urutan peristiwa. Ini akan membantu dalam memahami perkembangan suatu kasus atau proses tertentu dari waktu ke waktu, Dokumentasi dan Pelabelan Digital: Jika memungkinkan, gunakan sistem dokumentasi dan pelabelan digital untuk menyimpan berkas elektronik. Ini memungkinkan pencarian dan referensi yang lebih mudah, serta mengurangi risiko kehilangan atau kerusakan fisik berkas, Pelatihan dan Kesadaran: Pastikan semua orang yang terlibat dalam penyusunan dan pengelolaan berkas memiliki pemahaman yang cukup tentang sistem perapian yang digunakan. Lakukan pelatihan secara berkala dan tingkatkan kesadaran akan pentingnya menjaga keteraturan berkas.
Dengan menerapkan langkah-langkah ini, Pengadilan Agama Rengat dapat menciptakan sistem perapian yang efisien dan terorganisir dalam menyusun berkas, baik dalam format fisik maupun digital. Hal ini akan membantu memastikan aksesibilitas dan keterjangkauan informasi yang diperlukan dengan lebih mudah dan cepat.*TimRed M-Muk)*